Robert_Gaines_and_George_Fleming | Контакты
Excel - любимый инструмент для работы с данными среди неграмотных мужчин (и женщин). Грамотным, то есть тем, кто умеет кодировать, не нужно сильно беспокоиться о столбцах, строках, правильной формуле и ее синтаксисе, потому что у этих мастеров есть свои собственные устройства. Для всех остальных, практически всех, кто занимает руководящие должности, Excel является важным рабочим инструментом. Несмотря на это, многие люди, особенно те, которые только приходят на работу, часто запугиваются этим. В действительности, если вы достаточно хорошо изучите Excel, вы можете использовать его для хранения записей, основанных на времени, которые обновляются автоматически, для хранения инвентаря и даже для проведения опросов. Тем не менее, вот пять основных функций Excel, которые должен знать каждый новичок.
Автозаполнение серий и формулы автозаполнения
Ввод данных, особенно длинных наборов данных, занимает много времени с высокой вероятностью возникновения человеческой ошибки. Вот почему, где это возможно, Excel прогнозирует текст, который вы пытаетесь ввести, и дает вам возможность заполнить его для вас.
Например, вы хотите ввести серийные номера или идентификационные номера сотрудников, которые следуют за последовательностью. Вместо того, чтобы вводить их вручную, вы можете ввести первые три или четыре числа, выбрать ячейки с введенными числами. Подведите курсор к правому нижнему углу последней ячейки и дождитесь, пока он превратится в черный знак плюс. Перетащите его, и вы сможете увидеть значение, которое будет иметь каждая ячейка. Excel автоматически увеличит значение для вас. Этот прием лучше всего использовать с формулами, потому что формула будет автоматически обновляться для считывания соответствующих ячеек в строке вместо того, чтобы иметь абсолютное значение, которое будут иметь формулы копирования / вставки.
Автозаполнения
Этот трюк обязательно будет подхвачен при вводе данных. Excel может автоматически заполнять данные в ячейке, если введенные вами данные были введены в предыдущую ячейку в том же столбце. Просто нажмите Enter и заполните его.
Умная сортировка по алфавиту
Excel может сортировать данные в алфавитном порядке, но новичок может не захотеть использовать опцию сортировки, потому что данные в соседних столбцах связаны с этим, и переупорядочивание данных нарушит отношения. Например, у вас есть имена, отделы, адреса, номера телефонов и группы крови в отдельных столбцах. Вы хотите отсортировать имена в алфавитном порядке, но при этом хотите, чтобы соседние ячейки считывали правильный адрес, номер телефона и группу крови для этого человека.
Преобразование данных строки в данные столбца
Часто данные даже не в правильном формате, чтобы кто-то начал их анализировать. Формат, в котором он был собран, не был создан с какой-либо конкретной целью, и вы часто можете обнаружить, что вам нужно перенести данные из строки в столбец или наоборот. Вместо того, чтобы копировать и вставлять каждое отдельное значение, вы можете использовать специальную функцию Paste, называемую Transpose, чтобы сделать это.
Выберите и скопируйте столбец, который вы хотите вставить как строку. Выберите первую ячейку строки, в которую вы хотите скопировать данные. Нажмите маленькую стрелку под кнопкой «Вставить» и выберите «Специальная вставка». В появившемся окне параметров выберите параметр «Транспонировать» и нажмите «ОК».
Отдельные имена и фамилии
Excel 2013 имеет действительно умную функцию автозаполнения, которая работает между столбцами. Возьмите очень распространенный пример столбца, который содержит как имя, так и фамилию. Возможно, вы захотите разделить имя и фамилию, а в старых версиях Excel это означало очень умное / хитрое использование функции сцепления.
В Excel 2013 все, что вам нужно сделать, это начать вводить имя в следующем столбце. Сделайте это для первых двух или трех записей, и Excel узнает, каковы ваши критерии разделения, и выведет данные для всех соответствующих значений в столбце для вас. Все, что вам нужно сделать, это нажать Enter. Это работает практически для любого типа данных.
